Nowości
Mar 14

Dlaczego biznes potrzebuje procesów

Każdy nawet najlepiej zdefiniowany proces funkcjonujący niemal w każdym przedsiębiorstwie ma na celu niesienie korzyści polegającej na automatyzacji. Korzyści osiągane w wyniku automatyzacji wiążą się jednak z zaakceptowaniem pewnej dozy biurokracji.

Implementujemy procesy biznesowe jednak nie po to żeby przyspieszyć konkretne działania, ale żeby automatyzować działalność biznesu celem zwiększenia jego efektywności, powtarzalności i przewidywalności. Ponieważ wdrożenie procesu jest nawet droższe i czasem trudniejsze niż zakup maszyn, wielu przedsiębiorców rezygnuje z tej formy zwiększania efektywności przedsiębiorstwa na rzecz jednorazowego przyspieszenia – najczęściej zatrudniając dodatkowe osoby celem zwiększenia tzw. „możliwości przerobowych”.

Nie zawsze jednak zatrudnianie dodatkowych osób jest dla przedsiębiorstwa możliwe w danym czasie. Opieranie rozwoju biznesu jedynie na zwiększaniu liczby pracowników nie chroni nas przed popełnianiem błędów w działalności przedsiębiorstwa, a wręcz naraża na popełnianie ich wraz z każdym nowo przyjętym pracownikiem. W efekcie notoryczne zwiększanie zatrudnienia powoduje podnoszenie kosztów, a i tak jedynie zwiększanie zatrudnienia nigdy nie skaluje się wystarczająco szybko. Zwiększanie zatrudnienia czasami wręcz nie przynosi żadnych efektów przyspieszania, albowiem wraz ze zwiększaniem zatrudnienia maleje też przyrost efektywności każdego kolejnego zatrudnionego.

Ostatecznie wszelkie jednorazowe przyspieszenie w działalności biznesu wynikające z ograniczania ilości procesów biznesowych lub skali działalności dokonywane na gruncie oszczędności ograniczają jakość oferowanych produktów lub usług. Redukcja pracy zgodnie z procesem rzutuje na innowacyjność i konkurencyjność przedsiębiorstwa. Rosnąca złożoność każdego biznesu w świetle zwiększania wysiłku ludzkiego prowadzi zawsze do utrudnienia i spowolnienia wprowadzania zmian. Efektem tego ewentualnie korzyści zatrudnienia nie są w stanie przeważyć nad coraz większymi kosztami, napięciem lub konfliktami w zespole, czasem poświęconym rosnącym potrzebom wewnętrznej komunikacji. Co najważniejsze korzyści te jednocześnie powodują większą ostrożność w wprowadzaniu zmian, których efekty nie są możliwe do przewidzenia przez pracowników pozostawionych bez wytycznych co do zakresu i odpowiedzialności poszczególnych stanowisk.

Biznes potrzebuje procesów biznesowych żeby skalować swoją działalność efektywnie. Jedynie zapewnienie obecności zakresów obowiązków, obowiązujących procesów pozwala na przewidywalne zwiększanie produktywności przedsiębiorstwa w sposób liniowy – czasami nawet bez konieczności zwiększania zatrudnienia. Jasne procedury określone konkretnymi procesami pozwalają na przewidywanie nakładów potrzebnych do wprowadzania zmian w ofercie i sposobie działalności przedsiębiorstwa, a co za tym idzie – uwalniają możliwości wprowadzania tak pomniejszych usprawnień, jak i całkiem rewolucyjnych zmian w przedsiębiorstwie. Kwestionowana idea samego procesu nabiera realnej wartości biznesowej jeśli odpowiednia kadra wykorzysta proces do mierzenia, zarządzania i usprawniania działalności przedsiębiorstwa – tak względem konkurentów, jak i własnych wyników organizacji.